Trong hoạt động kinh doanh bán lẻ, việc phát hành hóa đơn điện tử (HĐĐT) không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng giúp nâng cao tính chuyên nghiệp và tối ưu quy trình vận hành. Nếu bạn đang dùng MinaPOS, tin vui là phần mềm đã hỗ trợ tích hợp trực tiếp với cổng hóa đơn điện tử của MinaSoft cũng như các nhà cung cấp uy tín khác như VNPT, Viettel…, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
Vì sao nên tích hợp hóa đơn điện tử vào MinaPOS?
- Tuân thủ quy định pháp luật: Hóa đơn điện tử hiện là bắt buộc với đa số doanh nghiệp, hộ kinh doanh.
- Phát hành tự động, nhanh chóng: Hóa đơn được tạo ngay khi đơn hàng hoàn tất trên POS.
- Quản lý tập trung, minh bạch: Tất cả hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống, dễ dàng tra cứu bất cứ lúc nào.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ và nhân sự xử lý thủ công.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Người mua có thể tải hoặc nhận hóa đơn qua email chỉ với vài thao tác.
Cách tích hợp hóa đơn điện tử vào MinaPOS
1. Kết nối với cổng hóa đơn điện tử
MinaPOS được tích hợp trực tiếp với cổng hóa đơn điện tử MinaSoft, đồng thời có thể kết nối với các nhà cung cấp được pháp luật công nhận (VNPT, Viettel…). Khi một đơn hàng được thanh toán thành công, hệ thống sẽ:
- Gửi dữ liệu hóa đơn tới cổng hóa đơn điện tử.
- Tự động phát hành hóa đơn hợp lệ.
- Gắn mã QR của HĐĐT ngay trên hóa đơn giấy in tại quầy.
2. Khách hàng tải hóa đơn điện tử như thế nào?
Mỗi hóa đơn giấy in ra từ MinaPOS đều có mã QR code ở phần cuối. Khách hàng có thể tự tải hóa đơn điện tử bằng cách:
- Dùng điện thoại quét mã QR trên hóa đơn.
- Trình duyệt sẽ mở trang tra cứu HĐĐT.
- Nhập thông tin định danh: mã số hóa đơn/đơn hàng, mã số thuế (nếu có), email hoặc số điện thoại.
- Chọn “Tải về” hoặc “Xem hóa đơn”. Ngoài ra, hóa đơn cũng sẽ được gửi vào email đã đăng ký.
💡 Lưu ý quan trọng:
- Hóa đơn điện tử có hiệu lực pháp lý tương đương hóa đơn giấy.
- Mỗi hóa đơn chỉ phát hành một lần sau khi thanh toán, không thể chỉnh sửa.
- Nếu cần xuất hóa đơn công ty, khách hàng nên thông báo trước khi thanh toán
Lợi ích thực tế cho cửa hàng
Việc tích hợp hóa đơn điện tử vào MinaPOS giúp quy trình bán hàng liền mạch hơn. Nhân viên không còn lo nhập sai thông tin, khách hàng nhận hóa đơn nhanh gọn, trong khi chủ shop dễ dàng quản lý dữ liệu tập trung và xuất báo cáo nhanh chóng. Đây là giải pháp tối ưu cho các cửa hàng đang hướng tới chuyển đổi số toàn diện.
Kết luận
Với tính năng tích hợp hóa đơn điện tử trực tiếp, MinaPOS không chỉ giúp cửa hàng tuân thủ pháp luật mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Chỉ cần vài thao tác cấu hình đơn giản, bạn đã có thể tự động hóa toàn bộ quy trình phát hành – lưu trữ – quản lý hóa đơn, sẵn sàng bứt phá trong kỷ nguyên số.
..