Trong lĩnh vực F&B, việc tính đúng giá vốn món ăn là yếu tố sống còn để đảm bảo lợi nhuận và kiểm soát chi phí hiệu quả. Nhiều chủ quán cà phê, nhà hàng hoặc quán ăn nhỏ vẫn tính giá vốn thủ công hoặc dựa vào ước lượng, dẫn đến sai lệch trong định giá, gây thất thoát hoặc giảm lợi nhuận. Một phần mềm bán hàng hiện đại như MinaPOS có thể giúp bạn tự động hóa quy trình này — từ tính giá vốn nguyên liệu, theo dõi biến động giá nhập, đến cập nhật menu nhanh chóng và đồng bộ trên toàn hệ thống. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện dễ hiểu nhất.
Giá vốn món ăn là gì và vì sao quan trọng?
Giá vốn (Cost of Goods Sold – COGS) là chi phí thực tế để tạo ra một món ăn hoặc đồ uống, bao gồm giá nguyên liệu, chi phí phụ gia, bao bì và tỷ lệ hao hụt. Việc nắm rõ giá vốn giúp bạn:
- Định giá bán hợp lý để đảm bảo lợi nhuận.
- Kiểm soát chi phí nguyên liệu và tránh thất thoát.
- So sánh hiệu suất giữa các món ăn trong menu.
Nếu không theo dõi giá vốn thường xuyên, bạn có thể bán lỗ mà không hề hay biết — đặc biệt khi giá nguyên liệu biến động hoặc nhân viên pha chế sử dụng nguyên liệu vượt định mức.
Cách tính giá vốn món ăn đơn giản nhất
Để tính giá vốn, bạn chỉ cần áp dụng công thức cơ bản:
Giá vốn món ăn = Tổng chi phí nguyên liệu sử dụng / Số phần sản phẩm làm ra.
Ví dụ:
- Một ly trà sữa gồm: trà 3.000đ, sữa 4.000đ, đường 1.000đ, ly và ống hút 1.000đ → tổng 9.000đ.
- Nếu bạn bán 1 ly với giá 25.000đ, lợi nhuận gộp là 16.000đ/ly (chưa tính chi phí nhân công, điện nước).
Trong thực tế, giá vốn còn bao gồm tỷ lệ hao hụt, tức lượng nguyên liệu bị dư hoặc hỏng trong quá trình chế biến. Nếu tỷ lệ hao hụt là 5%, bạn cần nhân giá vốn thực tế với 1.05 để có con số chính xác hơn.
Quản lý định lượng nguyên liệu trong phần mềm MinaPOS
Thay vì ghi chép thủ công, MinaPOS cho phép bạn gắn định lượng nguyên liệu cho từng món ăn. Ví dụ: món “Cà phê sữa đá” sử dụng 20g cà phê, 30ml sữa đặc và 1 ly nhựa. Mỗi khi bán ra một ly, hệ thống tự động trừ đúng lượng nguyên liệu trong kho.
Lợi ích của việc này là:
- Kiểm soát chính xác lượng nguyên liệu tiêu hao.
- Biết được khi nào cần nhập hàng bổ sung.
- Tự động cập nhật giá vốn khi giá nhập nguyên liệu thay đổi.
Nhờ đó, bạn luôn nắm được giá vốn thực tế của từng món mà không cần tính toán thủ công.
Cập nhật giá vốn tự động khi giá nhập thay đổi
Trong kinh doanh F&B, giá nguyên liệu như sữa, cà phê, đường hay trái cây có thể thay đổi liên tục theo thị trường. MinaPOS cho phép cập nhật giá nhập kho và tự động điều chỉnh giá vốn của món ăn tương ứng.
Khi bạn nhập nguyên liệu mới với giá khác, hệ thống sẽ ghi nhận giá trung bình gia quyền (weighted average cost), tức là giá vốn được tính dựa trên tổng chi phí và số lượng hàng còn lại.
Điều này giúp bạn luôn biết chính xác chi phí sản xuất thực tế của mỗi món ăn mà không cần tính lại thủ công.
Cách cập nhật menu và giá bán trong phần mềm bán hàng
Ngoài việc quản lý giá vốn, MinaPOS còn giúp bạn cập nhật menu linh hoạt theo mùa, chương trình khuyến mãi hoặc thay đổi nguyên liệu.
Quy trình cập nhật menu rất đơn giản:
- Vào mục Danh mục sản phẩm trong phần mềm.
- Chọn món cần chỉnh sửa → cập nhật tên, giá bán, hình ảnh, nhóm món (đồ uống, món ăn nhanh, combo...).
- Nếu thay đổi công thức hoặc định lượng nguyên liệu, chỉ cần chỉnh trong phần “Công thức món”.
- Lưu thay đổi và hệ thống sẽ đồng bộ menu ngay lập tức đến toàn bộ máy POS và chi nhánh khác (nếu có).
Cách làm này giúp cửa hàng không bị sai giá, sai menu giữa các quầy, đồng thời giảm rủi ro nhân viên nhập nhầm món.
Theo dõi lợi nhuận từng món ăn bằng báo cáo tự động
Một điểm mạnh của MinaPOS là khả năng phân tích lợi nhuận theo món. Hệ thống sẽ tự động so sánh giá bán và giá vốn để hiển thị tỷ suất lợi nhuận (% margin) cho từng sản phẩm.
Nhờ báo cáo này, bạn có thể:
- Phát hiện món nào lợi nhuận cao, món nào nên loại khỏi menu.
- Điều chỉnh giá bán hợp lý mà vẫn đảm bảo cạnh tranh.
- Lên kế hoạch khuyến mãi dựa trên dữ liệu thực, thay vì cảm tính.
Các báo cáo được hiển thị theo ngày, tuần hoặc tháng, giúp bạn dễ dàng theo dõi biến động lợi nhuận theo thời gian.
Lợi ích khi tính giá vốn bằng phần mềm thay vì thủ công
- Tự động hóa toàn bộ quy trình: Không cần cộng tay hay tra công thức phức tạp.
- Giảm thất thoát nguyên liệu: Hệ thống kiểm soát định lượng từng món.
- Cập nhật tức thời: Khi giá nhập thay đổi, giá vốn và báo cáo lợi nhuận cập nhật ngay.
- Tối ưu menu: Dễ dàng điều chỉnh món bán chạy và loại bỏ món kém hiệu quả.
- Dữ liệu chính xác: Giúp ra quyết định nhanh, đúng và tiết kiệm chi phí.
Nhờ những tính năng này, phần mềm bán hàng như MinaPOS trở thành “trợ thủ tài chính” đắc lực cho mọi chủ quán.
Kết luận
Tính đúng giá vốn món ăn và quản lý menu hiệu quả là nền tảng để nhà hàng, quán cà phê hay quán ăn nhỏ duy trì lợi nhuận ổn định. Với MinaPOS, bạn có thể tự động hóa toàn bộ quá trình: từ nhập nguyên liệu, thiết lập định lượng, tính giá vốn đến cập nhật menu và báo cáo lợi nhuận. Không cần phải giỏi kế toán, bạn vẫn có thể kiểm soát chi phí và tối ưu menu chỉ bằng vài thao tác. Đó chính là cách kinh doanh thông minh trong thời đại số — đơn giản, chính xác và hiệu quả.