Trong bối cảnh doanh nghiệp chuyển dịch mạnh mẽ sang số hóa, hóa đơn điện tử đã trở thành tiêu chuẩn bắt buộc trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc lưu trữ, đối soát và tra cứu hóa đơn vẫn là nỗi lo lớn của nhiều đơn vị, nhất là khi số lượng hóa đơn ngày càng tăng theo thời gian. Hiểu rõ điều đó, MinaPOS — phần mềm quản lý bán hàng thế hệ mới — cung cấp giải pháp lưu trữ và tra cứu hóa đơn điện tử thông minh, giúp doanh nghiệp vận hành dễ dàng, an toàn và tuân thủ pháp luật.
1. Lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn – theo đúng quy định Bộ Tài chính
Hệ thống hóa đơn điện tử tích hợp trong MinaPOS cho phép doanh nghiệp:
- Lưu trữ hóa đơn lên đến 10 năm theo chuẩn quy định.
- Bảo mật thông tin bằng mã hóa dữ liệu và phân quyền chi tiết theo người dùng.
- Tránh thất lạc do hỏng máy, virus hoặc lỗi đồng bộ nhờ lưu trữ đám mây bảo mật cao.
- Tự động sao lưu định kỳ, đảm bảo dữ liệu luôn sẵn sàng khi cần tra cứu.
Thay vì phải quản lý thủ công qua file Excel hoặc lưu rải rác trên nhiều máy, MinaPOS gom toàn bộ hóa đơn vào một hệ thống duy nhất, an toàn và dễ dàng truy cập mọi lúc.
2. Tra cứu hóa đơn nhanh chóng – chỉ trong vài giây
Với công cụ tra cứu thông minh của MinaPOS, kế toán và chủ cửa hàng có thể tìm hóa đơn theo nhiều tiêu chí khác nhau:
- Số hóa đơn, ngày xuất, khách hàng, mã số thuế
- Hình thức thanh toán
- Nhân viên thực hiện
- Loại giao dịch hoặc chi nhánh phát hành
Hệ thống trả kết quả gần như ngay lập tức, giúp tiết kiệm thời gian đối soát, gửi lại hóa đơn cho khách hoặc phục vụ công tác quyết toán thuế. Mọi hóa đơn đều có thể tải về dạng PDF/XML chỉ với một thao tác.
3. Đồng bộ hóa đơn trực tiếp với giao dịch bán hàng
Điểm mạnh của MinaPOS là hóa đơn điện tử được tạo tự động từ đơn hàng trên hệ thống bán hàng, hạn chế tối đa sai sót như nhập nhầm số tiền, nhầm thông tin khách hàng hoặc xuất trùng hóa đơn.
Sau khi nhân viên bán hàng tạo đơn:
- Hệ thống tự động sinh hóa đơn theo chuẩn Thông tư 78
- Gửi hóa đơn ngay cho khách qua email/SMS
- Lưu trữ đồng bộ giữa các chi nhánh
Nhờ đó, doanh nghiệp vận hành trơn tru và tiết kiệm công sức kế toán.
4. Kiểm soát minh bạch – giảm rủi ro thất thoát
Khi hóa đơn được quản lý đồng bộ trong MinaPOS, doanh nghiệp dễ dàng:
- Kiểm tra lịch sử chỉnh sửa, xuất – hủy hóa đơn
- Đối chiếu doanh thu theo ca làm hoặc theo ngày
- Phát hiện bất thường trong giao dịch của nhân viên
Tính năng này đặc biệt hữu ích cho mô hình F&B, cửa hàng bán lẻ hoặc chuỗi kinh doanh có lượng giao dịch lớn.
5. Tối ưu quy trình – tiết kiệm chi phí vận hành
Việc lưu trữ và tra cứu hóa đơn điện tử qua MinaPOS giúp:
- Giảm chi phí in ấn, giấy tờ, nhân sự quản lý
- Tiết kiệm diện tích kho lưu trữ
- Hạn chế rủi ro sai lệch khi kiểm tra thuế
- Nâng cao tốc độ phục vụ khách hàng
Doanh nghiệp không còn phải lo thất lạc hóa đơn hoặc mất thời gian tìm kiếm thủ công.
Kết luận
MinaPOS không chỉ là phần mềm bán hàng, mà còn là giải pháp quản lý hóa đơn điện tử toàn diện, phù hợp với mọi mô hình kinh doanh. Từ lưu trữ an toàn, tra cứu siêu nhanh đến đối soát doanh thu minh bạch — MinaPOS giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, giảm chi phí và tuân thủ đúng quy định pháp lý.