Trong quá trình sử dụng MinaPOS, người dùng có thể gặp một số tình huống trục trặc nhỏ do môi trường vận hành, thiết bị phần cứng hoặc thao tác chưa quen. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất và hướng dẫn khắc phục giúp cửa hàng vận hành trơn tru, tránh gián đoạn kinh doanh.
1. Mất kết nối mạng khi đang bán hàng
Dấu hiệu: POS báo “offline”, không thể đồng bộ dữ liệu lên hệ thống, nhưng vẫn cần tiếp tục bán.
Nguyên nhân:
- Mạng internet bị gián đoạn do đường truyền hoặc thiết bị phát Wi-Fi.
- Sự cố điện cục bộ làm modem/router khởi động lại.
Cách khắc phục:
- MinaPOS được thiết kế hỗ trợ chế độ offline: bạn vẫn có thể tạo đơn và in hóa đơn tạm thời.
- Kiểm tra nhanh thiết bị phát Wi-Fi và modem; khởi động lại nếu cần.
- Khi mạng trở lại, hệ thống sẽ tự động đồng bộ toàn bộ đơn hàng và tồn kho.
2. Hóa đơn điện tử không tự động gửi
Dấu hiệu: Khách hàng không nhận được hóa đơn điện tử qua email/SMS sau khi thanh toán.
Nguyên nhân:
- Kết nối với nhà cung cấp hóa đơn điện tử bị gián đoạn.
- Email/SMS của khách hàng bị nhập sai.
Cách khắc phục:
-
Vào mục Quản lý hóa đơn trong MinaPOS để kiểm tra trạng thái hóa đơn.
- Nếu do kết nối nhà cung cấp HĐĐT, hệ thống sẽ xếp hàng chờ và tự động phát hành lại khi kết nối ổn định.
3. Máy in hóa đơn không in được
Dấu hiệu: Khi bấm in, máy in không phản hồi hoặc in ra giấy trống.
Nguyên nhân:
- Hết giấy, kẹt giấy hoặc cáp kết nối lỏng.
- Driver hoặc cấu hình in trên MinaPOS chưa đúng.
Cách khắc phục:
- Kiểm tra giấy in và lắp lại cuộn giấy đúng chiều.
- Đảm bảo cáp USB/ LAN/ Bluetooth kết nối chắc chắn.
- Vào Cài đặt > Thiết bị ngoại vi trong MinaPOS, thử in test page để kiểm tra.
4. Sai lệch số liệu tồn kho
Dấu hiệu: Báo cáo tồn kho khác với số lượng thực tế sau khi kiểm kê.
Nguyên nhân:
- Nhân viên chưa ghi nhận nhập – xuất kho đầy đủ.
- Thao tác trả hàng hoặc chuyển kho chưa đồng bộ.
Cách khắc phục:
- Sử dụng tính năng Kiểm kê kho định kỳ trong MinaPOS để đối chiếu số liệu.
- Bật chế độ cảnh báo khi tồn kho âm để kịp thời phát hiện chênh lệch.
- Thiết lập phân quyền chi tiết để hạn chế sai sót do thao tác không đúng.
5. Không đăng nhập được tài khoản
Dấu hiệu: Màn hình đăng nhập báo sai mật khẩu hoặc không phản hồi.
Nguyên nhân:
- Nhập sai thông tin nhiều lần.
- Kết nối mạng gián đoạn.
Cách khắc phục:
- Kiểm tra lại kết nối internet.
- Dùng tính năng Quên mật khẩu để đặt lại.
- Nếu vẫn không truy cập được, liên hệ bộ phận hỗ trợ MinaPOS để được cấp lại quyền.
6. Chậm hiển thị báo cáo doanh thu
Dấu hiệu: Trang báo cáo tải chậm hoặc không hiển thị dữ liệu ngay.
Nguyên nhân:
- Tốc độ mạng thấp vào giờ cao điểm.
- Khối lượng dữ liệu lớn chưa được hệ thống xử lý xong.
Cách khắc phục:
- Đảm bảo đường truyền ổn định, ưu tiên kết nối cáp LAN cho máy chủ.
- Sử dụng bộ lọc báo cáo theo thời gian hoặc chi nhánh nhỏ hơn.
- MinaPOS sẽ tự động tối ưu và cập nhật số liệu real-time khi mạng ổn định.
7. Không đồng bộ đơn hàng từ kênh online
Dấu hiệu: Đơn hàng từ Facebook/Shopee chưa xuất hiện trên POS.
Nguyên nhân:
- Kết nối API tạm thời bị gián đoạn.
- Token xác thực từ kênh bán online đã hết hạn.
Cách khắc phục:
- Truy cập Cài đặt > Tích hợp đa kênh, làm mới kết nối.
- Nếu token hết hạn, thực hiện xác thực lại theo hướng dẫn của MinaPOS.
8. Lỗi phân quyền hoặc thao tác nhầm của nhân viên
Dấu hiệu: Nhân viên có quyền thao tác ngoài phạm vi cho phép hoặc ghi nhận sai giao dịch.
Nguyên nhân:
- Phân quyền chưa được thiết lập chi tiết.
- Chưa bật chức năng nhật ký (audit log).
Cách khắc phục:
- Vào Quản lý nhân viên > Phân quyền, thiết lập rõ quyền hủy đơn, hoàn tiền, thu – chi.
- Bật nhật ký thao tác để theo dõi và truy vết các hành động của từng nhân viên.
9. Mẹo phòng tránh sự cố khi dùng MinaPOS
- Đào tạo nhân viên trước khi sử dụng chính thức.
- Thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ và kiểm tra kết nối internet.
- Luôn cập nhật phiên bản phần mềm mới nhất để nhận các bản vá lỗi và cải thiện hiệu suất.
Kết luận
Phần lớn các lỗi khi vận hành MinaPOS không xuất phát từ hệ thống, mà đến từ môi trường sử dụng hoặc thao tác chưa quen. Việc nắm rõ các tình huống phổ biến và cách xử lý giúp chủ cửa hàng duy trì hoạt động liên tục, giảm thiểu gián đoạn và tận dụng trọn vẹn sức mạnh của phần mềm bán hàng POS MinaPOS trong quản lý và kinh doanh.