1. Tổng quan về quy định mới
Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, bổ sung và sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Điểm nổi bật nhất là mọi hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
Mục tiêu của chính sách này là chuẩn hóa dữ liệu bán hàng, tăng tính minh bạch trong kê khai thuế và chống thất thu ngân sách. Đây là bước tiến lớn trong quá trình chuyển đổi số hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.
2. Đối tượng bắt buộc áp dụng
Theo Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ hàng hóa, ăn uống, dịch vụ tiêu dùng, phải triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Các hộ kinh doanh nhỏ hơn (doanh thu < 1 tỷ đồng/năm) chưa bắt buộc áp dụng ngay nhưng sẽ được khuyến khích triển khai tự nguyện; dự kiến sẽ áp dụng bắt buộc từ năm 2026.
Ví dụ: một quán cà phê có doanh thu khoảng 2 tỷ đồng/năm, bán hàng qua máy POS, sẽ phải xuất hóa đơn điện tử hợp lệ cho từng giao dịch kể từ 01/06/2025.
3. Những điểm mới trong quy định hóa đơn điện tử
a. Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối mạng, gửi dữ liệu hóa đơn theo thời gian thực tới tổng cục Thuế.
Điều này giúp đảm bảo tính chính xác – minh bạch – chống gian lận trong khai thuế.
b. Quy chuẩn nội dung hóa đơn
Hóa đơn điện tử phải thể hiện rõ:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Thông tin người mua (nếu có mã định danh cá nhân hoặc mã số thuế);
- Mã cơ quan thuế, thời điểm lập, mã tra cứu.
c. Cơ chế phát hành và lưu trữ
Người bán có thể ủy quyền cho tổ chức trung gian (ví dụ nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử như MinaPOS, M-Invoice, VNPT, Viettel...) để phát hành hóa đơn hợp lệ và đồng bộ dữ liệu tự động với cơ quan thuế.
4. Lộ trình triển khai và thời hạn áp dụng
- 20/03/2025: Nghị định 70 có hiệu lực thi hành.
- 01/06/2025: Chính thức áp dụng bắt buộc đối với hộ kinh doanh có doanh thu ≥ 1 tỷ đồng/năm.
- 01/01/2026: Dự kiến mở rộng đối tượng áp dụng với hộ kinh doanh nhỏ hơn.
Cơ quan thuế địa phương sẽ thông báo danh sách hộ kinh doanh đủ điều kiện và hướng dẫn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước thời hạn bắt buộc.
5. Mức xử phạt nếu không tuân thủ
Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh không thực hiện đúng thời hạn đăng ký hoặc không phát hành hóa đơn điện tử sẽ bị:
- Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 3 – 8 triệu đồng;
- Buộc ngừng sử dụng hóa đơn giấy, hoặc bị kiểm tra thuế đột xuất;
- Với trường hợp cố tình gian lận, có thể bị xử lý hình sự theo luật Quản lý thuế.
6. Lợi ích khi áp dụng hóa đơn điện tử
- Tiết kiệm chi phí: Không cần in giấy, lưu kho hay gửi bưu điện.
- Tăng tính chuyên nghiệp: Giao dịch minh bạch, dễ tra cứu, giúp nâng uy tín với khách hàng và đối tác.
- Thuận tiện trong quản lý: Hóa đơn được lưu trữ an toàn trên nền tảng điện toán đám mây, dễ tìm kiếm và tra soát khi cần.
- Kết nối dữ liệu tự động: Hỗ trợ lập báo cáo doanh thu, kê khai thuế nhanh chóng và chính xác.
7. MinaPOS – Giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện cho hộ kinh doanh
Phần mềm MinaPOS được thiết kế phù hợp với quy định mới của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, giúp hộ kinh doanh vừa và nhỏ chủ động đáp ứng yêu cầu pháp lý mà vẫn tối ưu hiệu suất vận hành.
Một số ưu điểm nổi bật của MinaPOS:
- Xuất hóa đơn điện tử hợp lệ ngay trên máy tính tiền hoặc POS di động;
- Tự động đồng bộ dữ liệu với hệ thống cơ quan thuế, loại bỏ rủi ro sai sót;
- Lưu trữ hóa đơn trên nền tảng đám mây, an toàn – bảo mật – dễ tra cứu;
- Quản lý bán hàng, tồn kho, doanh thu, nhân viên trong cùng một hệ thống;
- Hỗ trợ đa mô hình: quán café, nhà hàng, cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini, spa, thời trang…
Với MinaPOS, các hộ kinh doanh có thể vừa tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu quy trình bán hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
8. Kết luận
Năm 2025 đánh dấu bước ngoặt lớn trong chuyển đổi số hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh tại Việt Nam. Việc nắm rõ và triển khai sớm không chỉ giúp bạn tránh rủi ro pháp lý mà còn tăng hiệu quả quản lý, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử, hãy cân nhắc MinaPOS – nền tảng giúp cửa hàng của bạn bán hàng nhanh hơn, quản lý dễ hơn và đúng luật hơn.